关于机关档案保管期限的划分，国家档案局 2006 年第 8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表规定》给出了明确的规定，但是在实际归档工作中，如何准确把握8号令的准确性和灵活性？我们可以从如下几个方面来进行综合分析：

考察文件材料的实际内容

8号令文书档案保管期限表中很多是按照其重要程度来划分，例如：上级机关、上级领导视察工作形成的文件材料：重要的文件保管期限为永久，一般的文件保管期限为30年。

如何确定文件的重要程度，可以从三个方面分析：

1.是否反映本机关的主要职能；

2.是否反映本机关的主要面貌；

3.是否反映本机关经济关系（如房产等文件材料）；

4.是否反映本机关人事关系。

分析文件材料的责任者

文件材料的保管期限应坚持“以我为主”的原则，“我”形成的归档文件保管期限应相对较长。这里的“我”主要是指：

一、本机关，包括本机关各部门、直属机关等；

二、指本系统，本机关同一系统或同一系统上的上级机关，尤其是指具有垂直领导关系的机关；

三、与本机关密切相关的机关。

注意文件材料之间的联系

因工作需要形成的文件，彼此之间是有联系的，例如：没有批复的请示没有什么价值；只有检举揭发材料，没有查证核实和结论材料，案件的价值就不能划得太高。因此，划分文件材料的保存价值时，要注意文件之间的联系。

考虑文件材料的长远需要

有些文件现时作用不大，但从长远考虑是有使用价值的，保管期限划得就要长一些。例如，机关事务管理方面的房产修建的图纸，涉及到多多年后房屋的维修问题。因此，在判定文件材料的保管价值时，一定要发展地看问题。

实用技巧

在具体的归档工作中，通过一些工作经验总结出一些实用小技巧可以辅助我们进行判断。

1.分析文种

反映方针政策、重大事件、主要业务活动、具有权威和重要性的文件材料一般用决定、决议、命令、指示、条例、纪要、报告这些比较严谨严肃的文种，保管期限相对较长，而处理日常事务一般用简报、函件，保管期限相对较短。

2.分析稿本

正本一般保管期限较长，副本、草稿、草案、征求意见稿、送审稿、报批稿等一般保管期限相对较短。

3.分析文件办理流程

结果性文件保管期限相对较长，过程性文件及普通告知性文件保管期限相对较短。

在实际档案归档工作中，我们要综合上述几个要素对文件材料进行综合分析考虑，才能更加准确地判断文件材料的保管期限。

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