一、档案收集原则
凡是本机关形成的具有保存价值的文件材料均应收集齐全完整。
二、具体表现在哪些方面？
- 反映本机关职能活动全过程的文件必须齐全完整。即本机关各部门、各项工作形成的重要文件必须齐全;
- 一组有密切联系的文件必须齐全完整。如举行某项比赛，就包括赛事筹划、通知、比赛流程、比赛结果等反映这次比赛活动全貌的主要文件，若缺少其中任何一个环节，则表示文件不全;
- 批复必须有请示;
- 同一内容的文件定稿与正本必须齐全。
三、档案收集方法
每年年终或次年年初，档案管理人员要根据上年度的文件材料归档情况、下年度的工作计划以及下年度安排的重大事项，对档案工作有清晰的规划。
- 及时收集。结合本单位实际情况建立收集制度，明确各部门收集归档的职责、范围、时间，对档案材料的形成提出相应要求和控制措施，办理完毕及时收集。
- 前瞻性收集。针对一些重大会议和重大活动等，档案的收集工作应当具有前瞻性，在会议或活动等筹备阶段，就应该着手于文件的收集，在活动或者会议过程中，档案工作也要及时跟进，召开的活动或会议等一结束，应立即收集会议文件材料。
- 帐外文件催着收集。未经过收发文登记程序的文件材料 如：合同、协议、会议记录、参加重要会议或重要活动文件、报表、调研材料、照片、录音录像带、图纸等，这些“帐外文件”是收集工作的难点，往往容易被忽视，档案管理人员要积极主动的催促相关人员移交”帐外文件”。
- 不属于归档范围的文件材料，另行存放。
四、归档文件质量要求
- 接收归档的文件必须是原件，签发稿手续要完备，落款及日期无遗漏，并盖有公章，发文号不能重复；
- 文件的起草、修改、核稿、签发，批示等；归档文件必须使用耐久字迹材料，不得用铅笔、圆珠笔、彩色笔书写；
- 传真件要进行复印，领导签发内容须签发在复印件上；
- 归档文件应保持完整性、成套性和准确性。
五、不归档文件材料范围
- 上级机关普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件，供参考的抄件等；
- 本机关文件材料中的重份文件；
- 无查考利用价值的事务性、临时性文件；
- 一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；
- 无特殊保存价值的信封；
- 不需办理的一般性人民来信、电话记录；
- 机关内部互相抄送的文件材料；
- 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；
- 有关工作参考的文件材料
- 下级机关送来供参阅的简报、情况反映、抄报或越级抄报的文件材料。
好了，小伙伴们，档案收集的方法你学会了吗？
