《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》

为加强对公证档案的保管和利用，健全公证机关档案管理制度，根据《中华人民共和国 档案法》等有关法律、法规规定，以及公证机关办理公证的实践，特制定《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》。

第一章 总则

第一条
公证机关的公证文书，是国家的重要专业文书之一，它所形成的档案，是公证机关进行公证证明活动和当事人从事民事活动的真实记录，反映了公证机关贯彻执行国家法律、法规和党的各项方针政策的情况，体现了公证机关的基本职能。

第二条
公证机关必须严格按照公证文书材料立卷的要求，认真做好立卷归档工作。公 证文书的立卷归档由承办人负责，归档前由公证事项的主要承办人负责立卷质量的检查。

第三条
公证文书材料分为国内民事、涉外民事、国内经济、涉外经济四类，按年度和 一证一卷、一卷一号的原则立卷。同一当事人为同一目的而办的数项公证，可合并为一卷。跨年度的公证事项，放在办结年立卷。

第四条
公证机关用以办理公证的各种证明材料、谈话笔录、往来公文等，都必须用钢 笔或毛笔书写、签发，字体要求整齐、清晰。

第二章 材料的收集、整理和排列顺序

第五条
公证机关受理申请后，公证事项的承办人即开始收集有关的各种证明材料，记 录整理谈话笔录、调查材料等，着手立卷的准备工作。

第六条
公证事项办理结束或终止后，由承办人检查、整理该公证事项的全部文书材料， 进行立卷归档工作。要补齐遗漏的证明材料，去掉不必立卷归档的材料。

第七条
档案中内容相同的文书材料一般只存一份，重份的材料一律剔除，但有领导同 志批示的除外。为备日后查考，可根据需要将多余的公证书保留一至三份夹在已装订好的卷 内。

第八条
具有下列情况之一的文书材料，不必立卷归档：１．办理公证之前有关询问如何办理公证的信件、电文、电话记录、谈话笔录以及复函 等；２．没有参考价值的信封；３．其他公证处委托代查的有关证明材料的草稿；４．未经签发的文电草稿、历次修改草稿（定稿除外）；５．不属于公证业务范围的人民来信等。

第九条
对不能附卷归档的实物证据，可将其照片及证物的名称、数量、重量、规格、 特征、保管处所、质量检查证明等记载或留存附卷后，分别保管。

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