实物档案数字化规范

1 范围

本文件规定了实物档案数字化的组织与管理,确定了实物档案数字化前处理、数字化采集、影像处 理工作与实物档案验收、移交和入库要求。

本文件适用于各级各类档案室、档案馆采用拍摄、扫描等方式对实物档案数字化加工过程的管理。

2 规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文 件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于 本文件。GB/T20530—2006 文献档案资料数字化工作导则 DA/T1 档案工作基本术语 DA/T18 档案著录规则 DA/T31 纸质档案数字化规范 DA/T68(所有部分) 档案服务外包工作规范 ISO/TR13028 信息与文献 档案数字化实施指南(Informationanddocumentation—Implemen- tationguidelinesfordigitizationofrecords)

3 术语和定义

GB/T20530—2006、DA/T1、DA/T18界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1 实物档案 physicalrecords

国家机构、社会组织或个人在社会活动中制作或获取的,以特定有形物品存在的具有保存价值的 实物。

注:实物档案包括奖状、奖杯、锦旗、证书、印章、印模、产品、标本、工具设备等。

3.2 数字化 digitization

利用信息技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。[来源:DA/T31—2017,3.1,有修改]

3.3 实物档案数字化 digitizationofphysicalrecords

采用拍摄、扫描等方式对实物档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的 数字文件,并按照实物档案的内在联系,建立目录数据与数字文件关联关系的处理过程。

3.4 三维扫描 3Dscan

利用数字化扫描方式,将物体的空间外形、结构及色彩等立体信息转化为三维数字模型的过程。95 DA/T 89—2022

3.5 实物档案特征点 featurepointofphysicalrecords

反映实物档案空间外形、结构及色彩等特征信息发生显著变化的临界点。

4 总体要求

4.1 应根据档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素,统筹规划、科 学开展实物档案数字化工作。实物档案数字化工作的开展应遵循ISO/TR13028和 GB/T20530— 2006提出的要求和建议。

4.2 实物档案数字化的基本环节主要包括:数字化前处理、目录数据库建立、数字化采集、影像处理、数 据挂接、数字化成果验收与移交等。

4.3 应采用有效的管理和技术手段,确保实物档案数字化成果质量。实物档案数字化应遵循档案管理 的客观规律,真实反映实物档案的有关信息,最大程度地展现档案原貌。

4.4 实物档案数字化过程中,应保存数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等方面的元数 据。元数据元素的确定应符合ISO/TR13028提出的要求。

4.5 应加强实物档案数字化各环节的安全管理,确保档案实体和档案信息的安全。

4.6 加工涉密档案时,应按照涉密档案相关保密要求开展工作。

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来源：国家档案局官网