档案整理人都知道，档案整理第一件事，就是要给所有的文件“分件”。

合理的分件，一方面可以科学存档，方便后续档案利用；

另一方面，分好件才知道我们要录哪些文件目录，后续工作才能顺利开展。

档案整理过程中，如何确定归档文件的“件”？

一般来讲，一份文件材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件 。

文件材料的正本与定稿为一件；

正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿纸及领导批示的签批单等）；

转发文与被转发文为一件；

正文与附件为一件；

原件与复制件为一件；

报表、名册、图册、刊物等每册（本）为一件；

其中四川省明确规定“来文与复文”各作为一件。

文件正本与不同版本怎样确定件数？

文件除正本外，在撰 、印刷过程形成的不同稿本。

包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等，也可能需要留存。

一般来说，文件正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；

重要文件须保留历次修改稿，其正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件。

正文与附件怎样确定件数？

附件是批附属于正文之后的其他文字材料，作为正文的补充说明或参考材料。

如附带的图表 、统计数字，正文批准或发布的法规性文件等等。

一般来说 ，正文与附件合为一件；

如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件。

会议文件和记录怎样确定件数？

不能把会议文件只确定为一件，要以责任者结合文件内容来确定件数，每份文件为一件；

会议记录以会议名称或会议主题确定件数，原则上一次会议记录为一件，可保留原记录本装订形式，作为“盒”对待。

报表、名册、图册、介绍信、刊物类文字材料怎样确定件数？

报表、名册、图刊物类文件材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件，介绍信一般一份为一件。

若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件。

处理问题的文件材料怎样确定件数？

处理同一问题形成的文件材料较多时，应根据责任者结合内容确定件数，不能将处理某问题的若干份文件只确定为一件。

如处理信访文件材料，除原信件外，还有领导批示、调查材料、旁证材料、有关证据、处理结论、汇报材料等。

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